1.2000年以前（含2000年度）的文书档案以卷为单位整理。

　　2.具体整理方法：

　　（1）区分年度—区分保管期限—区分问题。

　　（2）组卷：同一年度、同一保管期限、同一问题的文件材料组成一卷。

　　（3）打页码：页码打在每页文件的右上角，如两面都有文件内容的背面打在文件的左上角，每卷文件的页码都从“001”开始编起。

　　（4）编制卷内文件目录：（目录样式附后）

　　　　A.“单位”应为“集团人力资源部”；

　　　　B.“保管卷号”暂时不填；

　　　　C.“保管期限”填“永久”或者填“长期”；

　　　　D.“起止日期”一卷档案内最早的文件日期和最后的文件日期；

　　　　E.“卷内张数”为一卷档案内最后一页文件的页码数。如：最后一页文件的页码是050”，那么这一卷档案的卷内张数为：50；

　　　　F.“文件字号”文书形成部门给文件的编号；如：招人字（2000）020号；

　　　　G.“文件日期”文件的落款日期；

　　　　H.“文件署名”文件的落款单位名称；

　　　　I.“文件标题”文件本身的标题，如无标题的或标题不规范的，请自拟标题，并用［］表示；

　　　　J.“文件张次”一卷档案内每份文件的首页页码；如：第一份文件首页页码为“001”，第二份文件首页页码为“005”，那么文件张次则为：第一份文件“001”，第二文件“005”，依此类推；

　　　　K.“案卷标题”是一卷档案内文件内容的概括，字数不能超过50字。主要概括方法为：作者（最多不能超过3个由大到小）＋问题＋文种，如：交通部、招商局集团、人力资源部等关于XX、XXX等问题的报告、请示及通知等；

　　（5）进馆档案的装订要拆除易锈的金属装订物，使用符合要求的装订材料，如：线装、不锈钢夹、塑料夹等。

　　（6）装盒及档案盒封面、卷脊的填写

　　　　A.   按卷整理的档案，统一使用“招商局集团有限公司”的档案盒；

　　　　B.    档案盒封面的填写：

　　　　　a、在红色横杠上面填写“人力资源部”；

　　　　　b、在红色横杠下面拟写案卷标题，案卷标题的拟写方法同上；拟写格式需要顶格拟写；

　　（7）卷脊的填写：

　　　　如：“全宗号”填写为 ：  

A○○一

　　　　“目录号”暂不填写；

　　　　“年度”为四位数字竖写，如：  

一九九八

　　　　　“案卷号”暂不填写。

 

附图一：卷内目录