第一章 总 则

第一条  为了加强招商局集团（以下简称“招商局”）的档案管理工作，提高档案管理现代化水平，更好地为企业经营、管理和历史研究服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，结合招商局的实际情况和具体特点制定本规定。

第二条  招商局档案是指招商局所属各单位在管理、经营、生产、建设等活动中直接形成，对本单位和社会有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像及电子数码等不同形式、不同载体的历史记录。

第二章  管理体制和工作机构

第三条  招商局档案工作受国家档案局的行业领导。

第四条  招商局档案工作实行垂直领导，分级管理。

第五条  招商局行政部是招商局档案工作的领导机构，负责招商局档案工作的方针、政策、制度的制订与施行，制订招商局档案工作的规划，编制年度工作计划并组织实施。

第六条  各单位应有一名负责人分管档案工作，切实加强对档案工作的领导，认真学习和贯彻执行档案法规、政策，不断提高广大员工的档案管理意识。

第七条  招商局档案馆是集团行政部所属机构，负责招商局所有单位档案工作的业务监督、检查、指导和集中统一管理招商局档案，其职责是：

（一）贯彻执行档案工作的法律、法规、方针、政策，遵照招商局档案工作的管理规章制度和工作计划并加以实施；

（二）对招商局所属单位的档案工作进行业务监督指导；

（三）负责集中统一管理招商局具有永久和长期保存价值的档案并提供利用；

（四）汇编文件材料，开展必要的招商局发展史及其它专题研究工作；

（五）会同有关单位对已超过保管期限的档案进行鉴定并做好销毁工作；

（六）学习、研究和采用新技术，推行档案管理的现代化；

（七）培训档案业务人员，提高专业理论及业务水平，交流档案工作经验，建设档案工作业务队伍。

（八）制定《招商局档案工作检查标准》，依据检查标准对已给予档案全宗号的单位开展档案管理达标认证工作。（《招商局集团档案工作检查标准》、《招商局集团档案管理工作达标申报表》见附件一、附件二、）

（九）负责档案工作人员上岗资格的培训及认证工作。

（十）协助完成档案工作人员技术职称的申报工作，参与技术职称的评审工作。

第八条  招商局及所属单位的档案工作，在接受上级档案部门及行业领导的同时，也受所在地区档案行政管理机构的监督和指导。

第九条  招商局各级行政部门是所在单位档案行政工作的主管部门。

第三章  档案管理工作的基本任务和准则

第十条  各单位必须建立健全档案管理规章制度，规范本单位档案管理工作的各方面工作；配备档案工作的场所、设施和装备，实现档案工作的现代化管理。

第十一条  各单位应根据本单位档案工作的实际，设立本单位的档案馆或档案室，集中统一管理本单位及所属单位具有长期保存价值的档案并提供利用。该馆（室）的职能由该单位的行政部门确定。

第十二条  各单位在生产、经营、建设、管理等活动中直接形成的不同形式、不同载体的历史记录，均由文书部门或业务部门按照归档范围收集齐全并及时整理归档。

第十三条  各单位档案是招商局企业资产，任何组织和个人不能分散保存或据为己有，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。各单位应制定明确规定加以统一管理。

第十四条  各单位必须按照有关规定由本单位行政部门定期向招商局档案馆移交档案。

第十五条  招商局档案馆接收的档案，必须符合国家档案局颁布的有关进馆档案的质量标准。

第十六条  各单位应建立收入、移出档案总登记簿，及时将收入和移出的档案分别进行登记。

第十七条  各单位应准确填报档案工作基本情况统计年报表，于次年1月底报送档案馆。

第四章  档案工作人员

第十八条  各单位必须选配专职或相对固定的兼职档案工作人员，负责本单位档案的管理工作。

第十九条  档案工作人员的职责是：

（一）贯彻执行档案工作的各项规章制度；

（二）做好文件材料的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况，按时做好档案的移交进（室）馆工作；

（三）维护档案安全，保守档案机密；

（四）编制检索工具，做好档案利用服务工作；

（五）努力学习，接受培训，不断充实专业知识和相关学科知识；

（六）变动工作时，必须在离职前办好交接手续。

第二十条  从事专（兼）职档案业务的工作人员符合以下条件，方具备上岗资格：

（一）热爱档案工作，具有良好的职业道德；

（二）具备中等专业学校毕业以上的学历；

（三）必须经过相关的岗位培训，具有相关的专业理论知识，掌握档案管理的基本方法和操作技能，具有独立从事相应档案工作岗位的能力；

（四）必须接受招商局档案规章制度的专门培训。

第二十一条  专(兼)职档案工作人员均需取得资格证书，实行持证上岗。

（一）招商局档案馆设立考核小组，负责招商局全宗单位的档案管理工作岗位知识培训及岗位资格认证工作，非招商局全宗单位的档案管理工作岗位知识培训及岗位资格认证工作由本单位行政部门组织实施。

（二）档案管理岗位资格考核认证实行申报制度，各单位应向招商局档案馆提出本单位从事专（兼）职的档案工作人员的管理岗位资格考核认证申请,并提交申请人的学历证书及岗位知识培训证书复印件。

（三）招商局档案馆在接到档案管理人员岗位资格认证的申请后，应当对申请人的条件进行审查，对符合认证条件的，将根据《招商局集团档案工作人员上岗考核标准》的要求，同时结合其管理档案的门类对其进行现场考核，考核合格后，颁发《招商局集团档案管理岗位资格证书》并以书面形式通知其所在单位。（《招商局集团档案工作人员上岗考核标准》见附件三）

（四）档案工作人员上岗考核工作与每年度的档案管理工作检查同时进行，通过对各单位档案管理工作的检查，全面考核档案工作人员的实际工作能力。

（五）各大专院校档案专业毕业的人员在参加招商局档案规章制度的专门培训后，可直接获得上岗资格。

（六）《招商局集团档案管理岗位资格证书》以档案门类划分，不同档案门类的资格证书不能通用。

（七）在档案工作检查中，对档案制度不健全，档案基础业务工作差的单位，将根据招商局档案馆发给的《档案业务指导意见书》的要求限期进行整改。对整改后仍不能达到要求的单位，将收回其档案工作人员上岗资格证书，被收回上岗资格证书的人员必须重新接受培训，经考核合格方可重新上岗。

（八）《招商局集团档案管理岗位资格证书》有效期为三年，到期后应重新考核认证。经重新考核后不及格的，招商局档案馆将收回其上岗资格证书，并通知该单位取消其档案管理岗位资格。

第二十二条  档案工作人员应接受档案业务知识和技能的培训，提高自身的业务水平。

（一）招商局档案馆应不定期举办岗位知识培训班或个别培训，开设《档案业务基础知识》、《文书档案管理》、《科技档案管理》、《声像、实物档案管理》、《会计档案管理》、《业务档案管理》、《招商局档案工作的发展历程》、《招商局档案工作规章制度》、《档案工作的法律法规》、《档案管理软件的使用》、《档案工作新动态、新技术》等课程，并根据参加培训人员的具体情况作适当的增减。参加培训的人员经考试合格后由招商局档案馆发给《招商局档案工作岗位知识培训合格证书》。

（二）招商局所属各单位从事档案管理工作的人员，也可根据具体的岗位职责参加所在地档案行政管理部门或大专院校档案专业组织的岗位知识培训，招商局档案馆承认其培训合格证书。

第五章  馆室设施及装具

第二十三条  各单位应有独立的档案库房，库房建设要符合档案保管要求，库房面积能满足需要。

第二十四条  档案库房应采取防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防高温、防虫、防尘等措施。

第二十五条  档案库房需配备空调机、去湿机、温湿度测试仪等必要的设备。

第二十六条  放置档案应采用密集架（柜）或铁皮柜，不宜使用木制柜（架）。

第二十七条  归档文件材料属永久、长期保管的，应统一使用无酸卷盒。

第二十八条  档案柜（架）应定期放置防虫药品。

第六章  档案的鉴定

第二十九条  档案鉴定是档案管理工作的基础，档案鉴定的任务是：

（一）归档前的文件价值鉴定

1、鉴别文件材料归档与否；

2、确定归档文件材料的保管期限。

（二）对保管期满的档案的鉴定

即对馆（室）藏档案，定期进行审查，将保管期满，失去保存价值的档案予以销毁。

第三十条  各单位应成立由主管领导、部门负责人和档案工作人员共同组成的档案价值鉴定小组，对档案的保存价值和存毁形成共识，并办理相关的书面认证手续。